¿Qué es un Sistema de Información Estudiantil?

Un Sistema de Información Estudiantil (Student Information System, SIS) es un programa informático que recopila, procesa y formatea datos relacionados con una institución y sus alumnos de acuerdo con las necesidades del sector educativo. También se conoce como Sistema de Gestión Escolar (School Management System, SMS) o ERP para escuela (Enterprise Resource Planning). Un Sistema de Información Estudiantil no es un Sistema de Gestión del Aprendizaje (Learning Management System, LMS), aunque la línea es difusa y tanto el SIS como el LMS pueden compartir competencias. El sistema puede estar hecho a medida para una institución educativa, o puede estar diseñado para adaptarse a una variedad de escuelas y niveles educativos. Aunque las escuelas primarias, las universidades u otras instituciones académicas comparten muchas cosas, el público y las partes interesadas no son los mismos, y por tanto las necesidades que tienen. Por último, los centros escolares pueden elegir entre una gran variedad de soluciones para gestionar a sus estudiantes. Los sistemas de información estudiantil pueden ser de código abierto, es decir, las instituciones pueden decidir alojar ellas mismas la aplicación y son libres de introducir modificaciones en ella. Por el contrario, puede ser de acceso pago, ya sea a través de costos de licencia o de una suscripción (Software as a Service, SaaS).

¿Para quién está diseñado un Sistema de Información Estudiantil?

Los usuarios suelen acceder al sistema a través de su propia cuenta, ya sea desde una aplicación de escritorio, una aplicación web o una aplicación para smartphone. Tendrán acceso a la información en función de su perfil. En un SIS se suelen encontrar 4 perfiles:

Administradores pueden acceder y editar toda la información sobre el centro, los alumnos, y suelen encargarse de crear usuarios y configurar el sistema.

El personal son administradores limitados, como la secretaria, el vigilante, el bibliotecario, el psicólogo, el chef o cualquier otro cargo que pueda requerir editar o publicar información relacionada con los alumnos o con sus propias actividades en la escuela.

Los profesores tendrán obviamente derecho a introducir la asistencia, las notas, pero también a consultar y compartir información sobre los alumnos a los que enseñan. Normalmente, los profesores no tendrán acceso a todos los alumnos.

El perfil de estudiante consiste principalmente en capacidades de lectura, para consultar sus propias notas, registros de ausencias y otra información publicada sobre ellos o la escuela.

El perfil padre (o tutor) puede ser opcional y sólo se aplica cuando los estudiantes son menores de edad.
Además, el sistema debería permitir al administrador configurar, para cada perfil, a qué programas se puede acceder y cuáles se pueden editar.

¿Qué puedo hacer con un SIS?

Existen 3 tipos principales de acciones permitidas por el sistema. En primer lugar, algunos programas están disponibles para su configuración. Este proceso de configuración puede llevar tiempo o ser complicado, pero una vez configurado correctamente para satisfacer las necesidades del centro educativo, no debería haber mucho que editar posteriormente. Los mismos programas sirven como referencia que puede consultarse posteriormente. Además, la configuración puede transferirse automáticamente al siguiente año escolar. Esto afecta principalmente a los periodos a calificar, los grados, los códigos de asistencia y las escalas de calificaciones.

En segundo lugar, están los programas que le permitirán añadir y posteriormente consultar, editar o eliminar información relacionada con los estudiantes o cualquiera de las actividades escolares. A continuación se detallan para cada módulo y sus especificidades.

Por último, los informes o reportes son una parte importante de lo que hace útil a un Sistema de Información Estudiantil.

Reportes que puede generar un Sistema de Gestión Escolar

Los reportes están destinados principalmente a los administradores, y algunos a los profesores. Deben proporcionar información y presentarla de manera que el responsable de la toma de decisiones pueda detectar fácilmente los detalles importantes. Los informes suelen tener formato de lista o tabla. Dichas listas pueden buscarse o filtrarse previamente por información del alumno, como su nombre, grado o cualquier otro criterio disponible. A continuación, los listados pueden exportarse a hojas de cálculo (Excel, CSV), o incluso a XML. Esto puede ser útil para el tratamiento por lotes o para importarlos a otro sistema como, por ejemplo, un programa de contabilidad. Al contrario, algunas herramientas aceptan bases de datos Excel o CSV para importarlas al sistema (principalmente para estudiantes).

Otros reportes se generan directamente en forma de página PDF o HTML, ya sea para imprimirlos o para enviarlos por correo electrónico. Tales informes son el boletín (o boleta) de calificaciones, los expedientes academicos, los certificados o las cartas. Normalmente, se dispone de algunas opciones de configuración o de un editor de texto enriquecido.
Por último, hay que mencionar un tercer tipo de reportes. Se trata de análisis o repartición presentada en forma de gráfico o diagrama (de barras, de líneas o circulares). Dichos gráficos facilitan la visualización de la repartición de los estudiantes en función de diversos criterios que van desde la disciplina a las calificaciones, las ausencias o los datos demográficos.

Aspectos gestionados por un Sistema de Información Estudiantil

Veamos ahora las diferentes áreas o aspectos gestionados por un SIS. Pueden estar representados por módulos que constan de varios programas, cada uno diseñado para datos o tareas específicas.

Institución

Este es el lugar para introducir información general sobre la escuela, definir los periodos a calificar, sus fechas y si se califican o no, pero también los niveles de grado, el/los calendario/s (puede haber varios en caso de que la escuela gestione varios horarios semanales), sus días lectivos y eventos.

Estudiantes

Aquí es donde se gestionan los alumnos, es decir, se crean las cuentas, los registros de matricula (cuándo los alumnos asisten por primera vez a la escuela y por qué), se introducen los datos demográficos, la información médica, las direcciones y los contactos; este módulo clave debe proporcionar un acceso fácil a la información de un solo alumno, pero también servir como base para ver listados personalizados de grupos de estudiantes. Algunos sistemas permiten a los administradores añadir campos personalizados del tipo que elijan (ya sea un texto, una lista desplegable, un archivo o datos numéricos). Con base en esto, los campos pueden ser posteriormente buscados para seleccionar fácilmente un grupo de estudiantes.

Usuarios

Igual que el módulo de Estudiantes pero para el personal, profesores y padres. Podrá crear cuentas e introducir información general. Este módulo sirve para la Gestión de Recursos Humanos (HRM). También gestiona los perfiles y los derechos de acceso. Define a qué programas se puede acceder, por quién, y si el usuario sólo puede consultar la información o también editarla. Esto resulta útil si se desea que los alumnos o los padres puedan editar su propia información, o por ejemplo para crear un perfil dedicado y limitado para el bibliotecario o la enfermera.

Horarios

Armar los horarios es el siguiente paso después de añadir estudiantes y profesores. Primero, el sistema debe permitirle crear la base de datos de cursos, especificar los periodos, días y docente para cada clase. Luego, los estudiantes pueden ser programados para esos cursos, ya sea individualmente o usando funcionalidades de programación masiva. Opcionalmente, se puede disponer de un sistema de solicitudes, para que los estudiantes puedan escoger los cursos que prefieran. Finalmente, unos reportes permitirán a los administradores consultar qué cursos están completos o aún disponibles, y los estudiantes y docentes podrán imprimir su horario.

Asistencia

El módulo de Asistencia es donde los profesores van a tomar la asistencia de sus clases. Marcar a un estudiante como ausente debería ser rápido y fácil. La secretaria podrá consultar los informes de asistencia del día, gestionar las ausencias justificadas y consultar los informes de asistencia de ciertos alumnos para detectar el absentismo.

Calificaciones

El módulo Calificaciones ofrece a los docentes la posibilidad de gestionar un libro de calificaciones. Es decir, crear tareas (exámenes, cuestionarios) y luego calificar a los estudiantes. Esta colección de notas contenidas en el libro de calificaciones puede servir como base para calcular el promedio (Grade Points Average, GPA) o nota final para el período a calificar (trimestre, semestre). La entrada de las calificaciones finales será también el momento de dejar comentarios sobre los alumnos, que pueden ser personalizados o predefinidos para respetar las normas escolares o estatales. Algunos informes estarán disponibles para consultar el desglose de las notas, la clasificación de la clase y el progreso de los alumnos. Además de consultar sus propias calificaciones y comentarios, el sistema podrá ofrecer a los estudiantes la posibilidad de enviar tareas o realizar un examen en línea (capacidades LMS). Por supuesto, los administradores estarán interesados en editar los Boletínes, los Expedientes o incluso el Cuadro de Honor. El formato de los boletines de calificaciones y de los expedientes académicos varía en función del sistema de calificaciones y de los requisitos legales adoptados por cada país; o incluso puede variar entre la educación primaria y la superior. Asegúrese de que el Sistema de Información Estudiantil que elija cumple con su formato, o al menos puede adaptarse.

Aspectos que también puede gestionar un Sistema de Gestión Escolar

Actividades

Realice un seguimiento de las actividades extraescolares como clubes o deportes gestionados por la institución o por los propios alumnos. Puede existir un sistema de elegibilidad que permita a los alumnos acceder a las actividades en función de sus calificaciones.

Disciplina

El módulo Disciplina cubrirá esencialmente dos necesidades: añadir incidentes disciplinarios y consultarlos para identificar los casos dificiles. Los profesores necesitan poder registrar los incidentes disciplinarios que se produzcan durante sus clases, al igual que los bedeles necesitan informar de los incidentes que se produzcan en el patio. La sanción contendrá información como el tipo de violación (faltar a clase, pelearse, etc.), las horas o minutos de detención, y la oficina podrá especificar si el alumno fue excluido y si se contactó con sus padres. Más adelante, los administradores podrán consultar las sanciones, buscarlas por alumno o consultar desgloses por infracción, alumno o a lo largo del tiempo.

Servicio de comida

Muchas escuelas ofrecen servicio de comidas y tienen un restaurante o cafetería. Esto representa todo un sistema en sí mismo, y tenerlo integrado en su SIS facilitará la gestión de las cuentas. Las cuentas del servicio de comidas permiten al colegio hacer un seguimiento de los pedidos de comida de los alumnos o del personal, registrar las transacciones en línea y permite a todo el mundo consultar las comidas por adelantado. La integración puede incluir sistemas de código de barras y pagos en línea. Además, un truco es reutilizar el módulo de Asistencia, para que los profesores puedan llevar el recuento de comidas. Esto resulta útil para que el cocinero sepa exactamente cuántas comidas tiene que preparar.

Cobros

Los colegios privados querrán gestionar las cuotas de matrícula. Puede ser tan simple como asignar cobros a los estudiantes y sus correspondientes pagos. O incluso puede considerar tener métodos de pago integrados en el sistema para que los estudiantes o sus padres puedan pagar en línea, y más tarde editar los recibos de pago. Las características adicionales pueden incluir facturas, recordatorios automáticos de pago basados en fechas de plazo, o incluso una tienda en línea donde se pueden comprar opciones o cursos.

Algunos aspectos menos comunes

Biblioteca

No todas las escuelas cuentan con una biblioteca, pero las que sí se beneficiarán de una solución integrada de gestión de biblioteca. Existen sistemas especializados de gestión de bibliotecas que pueden ofrecer más funcionalidades. Pero acabaría teniendo que crear cuentas de usuario y de estudiante en 2 sistemas diferentes. La gestión de bibliotecas incluye principalmente una base de datos de documentos (libros, CD, revistas, etc.) que puede consultarse, y un sistema de préstamos que facilita el seguimiento de préstamos y devoluciones.

Inventario

Mantener un inventario permite saber fácilmente quién tiene qué y dónde. El inventario puede incluir desde ordenadores hasta sillas y mesas. Los consumibles como el té, el café o los filtros de agua también necesitan un seguimiento constante. La función de "instantánea" (snapshot) también es útil para fijar el estado del inventario en una fecha determinada.

Internado

Los internados se beneficiarán de una gestión integrada de los albergues. ¿Quién está en la habitación 101? ¿Ha pagado el alquiler la habitación 102? Estas son preguntas que el módulo Internado ayuda a responder. Para las universidades, esto puede ofrecer un directorio de habitaciones para que los estudiantes puedan consultar después de registrarse.

Contabilidad

La contabilidad suele dedicarse a programas informáticos que cumplen la legislación de su país. Pero las escuelas de pequeño tamaño pueden beneficiarse de la posibilidad de llevar una contabilidad básica, como el seguimiento de gastos e ingresos, o las nóminas del personal.

Reuniones

Las reuniones padre-profesor pueden ser difíciles de gestionar. Con la ayuda del sistema, los profesores pueden simplemente abrir días y horas para reservar y dejar que el sistema se encargue de las reservas o cancelaciones.

Medios de comunicación que ofrece un ERP para escuela

Pueden ofrecerse otros módulos y herramientas, no directamente para la gestión escolar, sino con fines de comunicación. La mensajería interna permite a un profesor enviar rápidamente un mensaje a todos los alumnos, pero también a los profesores entre ellos, o con los administradores. El email y los mensajes de texto (SMS) son ahora las formas más comunes de comunicación. Integrados en su sistema, permiten, por ejemplo, a los docentes o administradores enviar mensajes masivos a todos los alumnos con un solo clic. Además, las notificaciones y alertas automatizadas pueden ser como notificaciones de ausencia, calificaciones bajas, recordatorios de pago, nuevas remisiones disciplinarias, etc. Por último, las escuelas pueden comunicar sus noticias y eventos mediante el portal o eventos del calendario. Esto resulta muy útil y, al hacerse público, las instituciones pequeñas pueden evitar la necesidad de un sitio web.

¿Cómo sé si necesito un Sistema de Gestión Escolar?

Cambiar el flujo de trabajo existente tiene un coste, requiere formación y tiempo de adaptación. Puede que le convenga un sistema de código abierto basado en la web. Por favor tenga en cuenta los siguientes casos.

Muchas escuelas comienzan utilizando hojas de cálculo, lo que les permite la máxima flexibilidad. Pero con el tiempo, esas hojas de cálculo pueden haber crecido demasiado para localizar datos con facilidad. Aunque se pueda colaborar, por ejemplo, en Google Docs, no se puede compartir el acceso con padres o alumnos, quienes solo deberían tener acceso a sus datos personales. Menos aún, los alumnos o los padres no pueden introducir o editar su propia información, lo que alarga el tiempo de introducción de datos. Tiene una colección de hojas y navegar de una a otra es complicado. Los datos no se comparten entre hojas de cálculo, y también puedes encontrarte con problemas de duplicación o sincronización. Por último, la prórroga es tediosa, ya que hay que copiar manualmente los datos del año anterior y fusionar los nuevos.

Otro caso es que su institución utilice un sistema obsoleto que se diseñó a medida para su institución. Aunque se diseñó para responder a sus necesidades específicas, la persona o empresa que lo desarrolló ya no se encarga de su mantenimiento. Además, nadie del personal está cualificado o se atreve a arreglarlo. Puede haber problemas de seguridad y puede que no responda a sus nuevas necesidades o a los nuevos formatos de archivo. No se puede actualizar, pero el sistema sigue siendo costoso.

Utilizaba una solución en línea que parecía prometedora, pero, por desgracia, el proveedor ha cesado su actividad. Si tiene suerte, lo único que le queda es la base de datos de alumnos que pudo exportar antes de que el sitio web o la aplicación cerraran. Ahora busca una solución duradera, que le ofrezca garantías. Podrá beneficiarse de un software de código abierto, ya que no estará atado a un único proveedor (vendor lock-in).

Su proveedor de soluciones actual no se preocupa mucho por sus problemas específicos o simplemente no ofrece servicios de personalización. Además, a los padres les preocupa dónde se almacena la información de sus hijos (transferir y almacenar datos personales fuera del país puede ser ilegal) y si el proveedor utiliza esos datos con fines comerciales. Una vez más, un software de código abierto puede ser una solución. Está abierto al escrutinio público y garantiza su soberanía.

Su sistema actual solo gestiona aspectos básicos de la administración escolar. Ha acabado utilizando otras soluciones para gestionar otros aspectos, pero no están integradas. Puede beneficiarse de un sistema modular y completo que, desde el mismo lugar, gestionará aspectos como la disciplina, la facturación de los estudiantes, las comunicaciones por SMS o email y la biblioteca.

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