Qu'est-ce qu'un Système d'Information Scolaire ?

Un Système d'Information Scolaire (Student Information System, SIS) est un logiciel permettant de collecter, traiter et formater les données relatives à une école et à ses étudiants (ou élèves) en fonction des besoins du secteur de l'éducation. Il est également connu sous le nom de Logiciel de Gestion Scolaire (School Management System, SMS), Progiciel de Gestion Intégrée pour école (Enterprise Resource Planning, ERP) ou encore ENT (Environnement Numérique de Travail). Un Système d'Information Scolaire n'est pas un système de gestion de l'apprentissage (Learning Management System, LMS), bien que la frontière soit floue et que le SIS et le LMS puissent partager des compétences. Le système peut être conçu sur mesure pour un établissement d'enseignement, ou être conçu pour s'adapter à une variété d'écoles et de niveaux d'enseignement. Bien que les écoles primaires, les universités ou autres établissements d'enseignement partagent beaucoup de choses, le public visé et les parties prenantes ne sont pas les mêmes, et donc les besoins qu'ils ont. Enfin, les écoles peuvent choisir parmi une grande variété de solutions pour gérer leurs élèves. Un Système d'Information Scolaire peut être open source, c'est-à-dire que les écoles peuvent décider d'héberger elles-mêmes l'application et sont libres d'y apporter des modifications. Au contraire, il peut être à accès payant, que ce soit par le biais de frais de licence ou d'un abonnement (Software as a Service, SaaS).

À qui s'adresse un Système d'Information Scolaire ?

Les utilisateurs accèdent généralement au système via leur propre compte, que ce soit à partir d'une application de bureau, d'une application web ou d'une application pour smartphone. Ils auront accès aux informations en fonction de leur profil. On trouve généralement 4 profils dans un SIS :

Les administrateurs peuvent accéder et modifier toutes les informations concernant l'école, les élèves, et sont généralement en charge de la création des utilisateurs et de la configuration du système.

Les personnels sont des administrateurs limités, tels que le bureau, la secrétaire, le moniteur, le bibliothécaire, le psychologue, le chef cuisinier, ou tout autre poste qui peut avoir à éditer ou publier des informations relatives aux élèves ou à leurs propres activités dans l'école.

Les enseignants auront évidemment le droit de saisir les présences, les notes, mais aussi de consulter et de partager des informations sur les élèves qu'ils enseignent. En général, les enseignants n'auront pas accès à tous les élèves.
Le profil élève consiste principalement en des capacités de lecture seule, afin de consulter ses propres notes, ses absences et d'autres informations publiées sur lui ou sur l'école.

Le profil parent (ou tuteur) peut être facultatif et ne s'applique que lorsque les élèves ont moins de 18 ans.

Le système doit également permettre à l'administrateur de configurer, pour chaque profil, les programmes auxquels il peut accéder et ceux qu'il peut modifier.

Que puis-je faire avec un SIS ?

Il existe 3 grands types d'actions autorisées par le système. Premièrement, certains programmes sont disponibles à des fins d'installation ou de configuration. Ce processus de configuration peut prendre du temps ou être compliqué, mais une fois que le système est correctement configuré pour répondre aux besoins de l'école, il ne devrait pas y avoir grand-chose à modifier par la suite. Les mêmes programmes servent de référence et peuvent être consultés ultérieurement. En outre, la configuration peut être automatiquement transférée à l'année scolaire. Cela concerne principalement les périodes de notation, les niveaux de classe, les codes de présence et les échelles de notation.

Deuxièmement, des programmes vous permettront d'ajouter et de consulter, modifier ou supprimer ultérieurement des informations relatives aux élèves ou à toute activité scolaire. Ils sont détaillés ci-dessous pour chaque module et leurs spécificités.

Enfin, les rapports constituent la valeur ajoutée d'un Logiciel de Gestion Scolaire.

Rapports pouvant être générés par un Logiciel de Gestion Scolaire

Les rapports sont principalement destinés aux administrateurs, et certains aux enseignants. Ils doivent fournir un aperçu et présenter l'information, de sorte que le décideur puisse repérer facilement les détails importants. Les rapports sont généralement formatés sous forme de liste ou de tableau. Ces listes peuvent faire l'objet d'une recherche ou être préalablement filtrées par des informations sur les élèves, telles que leur nom, leur niveau scolaire ou tout autre critère disponible. Les listes peuvent ensuite être exportées vers des feuilles de calcul (Excel, CSV), ou même vers XML. Cela peut être utile pour un traitement par lot ou pour les importer dans un autre système comme un logiciel de comptabilité par exemple. Inversement, certains outils acceptent les bases de données Excel ou CSV afin de les importer dans le système (surtout pour les élèves).

D'autres rapports sont directement générés sous forme de page PDF ou HTML, que ce soit pour les imprimer ou les envoyer par e-mail. Ces rapports sont les bulletins de notes, les carnets de notes, les certificats ou les lettres. Généralement, certaines options de configuration ou un éditeur de texte riche sont disponibles.

Enfin, un troisième type de rapports doit être mentionné. Il s'agit des analyses ou répartitions présentées sous forme de graphiques ou de diagrammes (barres, lignes ou camenbert). Ces graphiques facilitent la visualisation de la répartition des élèves en fonction de divers critères allant de la discipline aux notes, en passant par les absences ou les données démographiques.

Aspects gérés par un Systèmes d'Information Scolaire

Voyons maintenant les différents domaines ou aspects gérés par un SIS. Ils peuvent être représentés par des modules composés de divers programmes, chacun étant conçu pour des données ou des tâches spécifiques.

École

C'est ici que l'on entre les informations générales sur l'école, que l'on définit les périodes scolaires, leurs dates et le fait qu'elles soient notées ou non, mais aussi les niveaux scolaires, le(s) calendrier(s) (il peut y en avoir plusieurs si l'école gère différents horaires hebdomadaires), les jours de classe et les événements.

Élèves

C'est là que vous gérez les élèves, c'est-à-dire créer des comptes, les dossiers d'inscription (quand l'élève entre à l'école pour la première fois et pourquoi), saisir les données démographiques, les informations médicales, les adresses et les contacts ; ce module clé doit permettre d'accéder facilement aux informations d'un seul élève, mais aussi servir de base pour afficher des listes personnalisées de groupes d'élèves. Certains systèmes permettent aux administrateurs d'ajouter des champs personnalisés du type de leur choix (qu'il s'agisse d'un texte, d'une liste déroulante, d'un fichier ou de numéros). Sur cette base, les champs peuvent ensuite être recherchés pour sélectionner facilement un groupe d'étudiants.

Utilisateurs

Identique au module Élèves mais pour le personnel, les enseignants et les parents. Vous pourrez créer des comptes et saisir des informations générales. Ce module est destiné à servir la gestion des ressources humaines (GRH). Il gère également les profils et la gestion des droits d'accès. Définissez quels programmes sont accessibles, par qui, et si l'utilisateur peut uniquement consulter les informations ou également les modifier. Cela s'avère pratique si l'on souhaite que les élèves ou les parents puissent modifier leurs propres informations, ou par exemple pour créer un profil dédié et limité pour le bibliothécaire ou l'infirmière.

Planification

La planification est l'étape qui suit l'ajout des élèves et des enseignants. Tout d'abord, le système doit vous permettre de créer la base de données des cours, de spécifier les périodes, les jours et le professeur pour chaque cours. Ensuite, les étudiants peuvent être programmés pour ces cours, que ce soit individuellement ou en utilisant les fonctionnalités de programmation de masse. En option, un système de demandes peut être disponible, afin que les étudiants puissent choisir leurs cours préférés. Enfin, des rapports permettront aux administrateurs de consulter les cours qui sont complets ou encore disponibles, et les étudiants et les enseignants pourront imprimer leur emploi du temps.

Présence

Le module de gestion des présences est l'endroit où les enseignants peuvent enregistrer les présences des élèves de leurs classes. Marquer un élève comme absent devrait être rapide et facile. Le secrétariat peut consulter les rapports de présence de la journée, gérer les absences justifiées et consulter les rapports de présence de certains élèves afin de repérer l' absentéisme.

Notes

Le module de Notes offre aux enseignants la possibilité de gérer un carnet de notes. C'est-à-dire de créer des devoirs (devoirs, tests, quiz) et de noter les élèves. L'ensemble des notes contenues dans le carnet de notes peut servir de base au calcul de la moyenne (Grade Points Average, GPA) ou de la note finale pour la période scolaire (trimestre, semestre). La saisie des notes sera également le moment de laisser des commentaires sur les élèves, que ces commentaires soient personnalisés ou prédéfinis pour respecter les normes de l'école ou de l'État. Certains rapports seront disponibles pour consulter la répartition des notes, le classement des classes et les progrès des élèves. Outre la consultation de leurs propres notes et commentaires, le système peut offrir aux élèves la possibilité de soumettre des devoirs ou de passer un quiz en ligne (capacités LMS). Les administrateurs seront bien sûr intéressés par l'édition des bulletins de notes, des livrets scolaires ou même des certificats de mention. Les formats des bulletins et des relevés de notes varient en fonction du système de notation et des exigences légales adoptées par chaque pays ; ils peuvent même varier entre l'enseignement primaire et supérieur. Assurez-vous que le Systèmes d'Information Scolaire que vous choisissez répond à votre format, ou du moins qu'il peut être adapté.

Aspects qui peuvent également être gérés par un Logiciel de Gestion Scolaire

Activités

Ce module permet de suivre les activités extrascolaires telles que les clubs, les sociétés ou les sports gérés par l'école ou les étudiants eux-mêmes. Un système d'admissibilité peut être mis en place pour permettre aux élèves d'accéder aux activités en fonction de leurs notes.

Discipline

Le module de Discipline couvrira essentiellement deux besoins : ajouter des incidents disciplinaires et les consulter pour identifier les mauvais éléments. Les enseignants doivent pouvoir enregistrer les incidents qui se produisent pendant leurs cours, tout comme les pions doivent signaler les incidents qui se produisent dans la cour. Le rapport contiendra des informations telles que le type de violation (sécher les cours, se battre, etc.), les heures ou les minutes de détention, et le bureau pourra préciser si l'élève a été exclu et ses parents contactés. Par la suite, les administrateurs pourront consulter les rapports, les rechercher par élève, ou consulter la répartition par infraction, par élève ou dans le temps.

Cantine

De nombreuses écoles offrent un service de restauration et possèdent une cantine ou une cafétéria. Cela représente tout un système en soi, et l'avoir intégré dans votre SIS facilitera la gestion des comptes. Les comptes de cantine permettent à l'école de suivre les plats commandés par les élèves ou le personnel, d'enregistrer les transactions en ligne et de permettre à chacun de consulter les repas à l'avance. L'intégration peut inclure des systèmes de codes-barres et des paiements en ligne. Une autre astuce consiste à réutiliser le module Présence, afin que les enseignants puissent faire le décompte des repas. Le chef peut ainsi savoir exactement combien de repas il doit préparer.

Facturation élèves

Les écoles privées souhaiteront gérer les frais de scolarité. Cela peut être aussi simple que d'attribuer des frais aux étudiants et les paiements correspondants. Vous pouvez même envisager d'intégrer des méthodes de paiement au système afin que les étudiants ou leurs parents puissent payer en ligne et imprimer ultérieurement les reçus de paiement. Des fonctionnalités supplémentaires peuvent inclure les factures, les rappels de paiement automatiques en fonction des dates d'échéance, ou même une boutique en ligne où il est possible d'acheter des options ou des cours.

Quelques aspects moins courants

Bibliothèque

Toutes les écoles ne disposent pas d'une bibliothèque, mais celles qui en ont une bénéficieront d'une solution intégrée de gestion de bibliothèque. Les systèmes spécialisés de gestion de bibliothèque disponibles peuvent offrir plus de fonctionnalités. Cependant, vous finirez par devoir créer des comptes utilisateur et élève dans deux systèmes différents. La gestion de bibliothèque comprend principalement une base de données de documents (livres, CD, magazines, etc.) qui peut être consultée, et un système de prêts qui facilite le suivi des prêts et des retours.

Inventaire

Tenir l'inventaire de l'école permet de savoir facilement qui possède quoi et où. Les biens suivis peuvent aller des ordinateurs aux chaises et aux tables. Les consommables comme le thé, le café et les filtres à eau doivent également faire l'objet d'un suivi constant. Une fonctionnalité d'instantané (snapshot) est également utile pour figer l'état de votre inventaire à une date spécifique.

Internat

Les pensionnats ou internats bénéficieront d'une gestion intégrée. Qui est dans la chambre 101 ? La chambre 102 a-t-elle payé le loyer ? Ce sont des questions auxquelles le module Internat permet de répondre. Pour les universités, il peut offrir un catalogue des chambres que les étudiants peuvent consulter après leur inscription.

Comptabilité

La comptabilité est généralement dédiée à des logiciels conformes aux lois de votre pays. Mais les écoles de petite taille peuvent bénéficier de la possibilité d'effectuer une comptabilité de base, comme le suivi des dépenses et des revenus, ou la paie du personnel.

Réunion

Les réunions parent-enseignant peuvent être difficiles à gérer. Avec l'aide du système, les enseignants peuvent simplement ouvrir des plages de jours et heures de réservation et laisser le système gérer les réservations ou les annulations.

Moyens de communication offerts par un Progiciel de Gestion Intégrée pour école

D'autres modules et outils peuvent être proposés, non pas directement pour la gestion de l'école, mais à des fins de communication. La messagerie interne permet à un enseignant d'envoyer rapidement un message à tous les élèves, mais aussi aux enseignants entre eux, ou avec les administrateurs. L'email et les SMS sont aujourd'hui les moyens de communication les plus courants. Intégrés dans votre SIS, ils permettent, par exemple, aux enseignants ou aux administrateurs d'envoyer des messages groupés à tous les élèves en un seul clic. De même, les notifications et alertes automatiques peuvent être des notifications d'absence, de notes trop basses, des rappels de paiement, de nouveaux renvois disciplinaires, etc. Enfin, les écoles peuvent communiquer leurs nouvelles et leurs événements en utilisant via le portail ou les événements du calendrier. Cela, lorsque l'information est d'accès public, peut éviter aux petits établissements la nécessité d'avoir un site web.

Comment puis-je savoir si j'ai besoin d'un Logiciel de Gestion Scolaire ?

L'adaptation de vos méthodes de travail existantes à un coût, nécessite une formation et du temps. Vous pouvez bénéficier d'un système open source basé sur une application web. Veuillez considérer les cas suivants.

De nombreuses écoles commencent par utiliser des feuilles de calcul, ce qui permet une flexibilité maximale. Mais au fil du temps, ces feuilles de calcul peuvent être devenues trop longues pour repérer facilement les données. Même si vous pouvez collaborer sur, par exemple, Google Docs, vous ne pouvez pas partager l'accès aux parents ou aux élèves qui ne devraient avoir accès qu'à leurs données personnelles. Moins encore, les élèves ou les parents ne peuvent pas saisir ou modifier leurs propres informations, ce qui résume le travail de saisie. Vous avez une collection de feuilles et naviguer de l'une à l'autre est compliqué. Les données ne sont pas partagées entre les feuilles de calcul, et vous pouvez également être confronté à des problèmes de duplication ou de synchronisation. Enfin, la reconduction est fastidieuse, car vous devez copier manuellement les données de l'année scolaire précédente et fusionner les nouvelles données.

Autre cas de figure : votre établissement utilise un système obsolète qui a été conçu sur mesure pour votre école. Bien qu'il ait été conçu pour répondre à vos besoins spécifiques, la personne ou la société qui l'a développé n'en assure plus la maintenance. De plus, personne dans le personnel n'est qualifié pour ou n'ose le réparer. Des problèmes de sécurité, ou l'impossiblité de gérer vos nouvelles exigences ou nouveaux formats de fichiers sont apparus au fil du temps. Vous ne pouvez pas effectuer de mise à jour, mais le système reste coûteux.

Vous utilisiez une solution en ligne qui semblait prometteuse, mais malheureusement, le fournisseur a cessé ses activités. Si vous avez de la chance, il ne vous reste que la base de données des étudiants que vous avez pu exporter avant la fermeture du site web ou de l'application. Vous êtes maintenant à la recherche d'une solution durable, qui puisse vous donner des garanties. Vous pourrez bénéficier d'un logiciel open source puisque vous ne serez pas lié à un seul fournisseur (vendor lock-in).

Votre fournisseur de solutions actuel ne se soucie guère de vos problèmes spécifiques ou bien ne propose tout simplement pas de services de personnalisation. En outre, les parents s'inquiètent de savoir où sont stockées les informations concernant leurs enfants (le transfert et stockage de données personnelles en dehors du pays peut être illégal) et si le fournisseur utilise ces données à des fins commerciales. Là encore, un logiciel open source peut être une solution. Ils sont ouverts à l'examen du public et garantissent votre souveraineté.

Votre système scolaire actuel ne gère que les aspects principaux de l'administration scolaire. Vous avez fini par utiliser d'autres solutions pour gérer les autres aspects, mais malheureusement, tout cela n'est pas intégré. Vous pourrez bénéficier d'un système modulaire et complet qui, à partir du même endroit, permet de gérer des aspects tels que la discipline, la facturation des élèves, les communications par SMS ou email, et la bibliothèque.

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